Descubra las herramientas y métodos para dirigir una reunión TOP 5.
Consideradas demasiado largas, innecesarias o demasiado formales, las reuniones no siempre tienen el efecto esperado. El efecto formativo de estos intercambios no siempre está presente. Por ello, es importante tener en cuenta opiniones e ideas que puedan implementarse en la empresa.
Es necesario prepararse para una reunión TOP 5, especialmente para delimitar el marco de estos intercambios, optimizar la disponibilidad de los colaboradores de forma presencial y ofrecer un contenido de calidad.
¿Qué es una reunión TOP 5?
El método TOP es una metodología que permite abordar un tema en una reunión y llegar a una toma de decisiones. “TOP” significa: Tema – Objetivo – Plan.
Este método aumenta la eficiencia del equipo al eliminar la pérdida de tiempo causada por reuniones demasiado largas sin un objetivo claro.
Una reunión TOP 5 es un pilar de la mejora continua dentro de un proyecto, un equipo o una empresa. El principio es realizar reuniones cortas con el objetivo de fomentar una dinámica de mejora.
Como reunión de corta duración, generalmente al inicio del día, la reunión TOP 5 permite incluir a todos los participantes en una dinámica de éxito y motivación.
Similar a un orden del día, la reunión TOP 5 se compone de cinco puntos que el gerente debe abordar. Basada en los objetivos y resultados, es muy importante que el gerente y los participantes cuenten con un soporte visual. La memorización y la atención aumentan considerablemente mediante el uso de soportes visuales con pictogramas claros. La identificación debe ser inmediata. La gestión visual es, por tanto, fundamental. Estas reuniones permiten implicar a los participantes en su trabajo y en los objetivos a alcanzar.
Organización y desarrollo de la reunión TOP 5:
La conducción de la reunión se realiza de forma rápida pero organizada.
El orden del día se divide en cinco puntos principales:
- Balance: Análisis del rendimiento de un período definido previamente, en el que se mide cada objetivo. Su objetivo es constatar los avances o retrasos respecto a los objetivos.
- Objetivos: El punto anterior puede confirmar aún más los objetivos establecidos. También pueden modificarse, pero sirven principalmente como recordatorio para aumentar la implicación del grupo.
- Plan de acción: ¿Con qué medios se alcanzará cada objetivo? ¿Cuál es la estrategia? ¿Qué herramientas se utilizarán y cómo se operará?
- Situación actual: De la empresa, el taller o el grupo. Revisión general de la organización interna (prioridades, novedades, etc.).
- Punto general: Recordatorios necesarios sobre normas de seguridad o calidad. Seguimiento de preguntas y respuestas, así como un discurso motivador para el inicio de la actividad.
Los soportes de la reunión deben ser visibles en el lugar de trabajo (taller, departamento, etc.). Al final de la sesión, cada participante puede consultar el contenido, los métodos o los objetivos. Se trata de una estrategia pedagógica y, en cierto modo, una técnica de formación mediante el intercambio.
La comunicación desempeña un papel fundamental en la implementación de estas reuniones. En el marco de estos encuentros grupales, se debe fomentar la participación y el intercambio, y el tiempo de palabra debe repartirse:
- 80 % del tiempo de palabra para el equipo: método que favorece el intercambio, la implicación y las técnicas para una mejora continua en el trabajo.
- 20 % para el gerente o facilitador: pone en práctica el intercambio, el seguimiento de proyectos y encuentra soluciones orientadas a la eficiencia.
El soporte de la reunión también puede ser digital, permitiendo el seguimiento en tiempo real de los indicadores y un panel de control que agrupe todos los objetivos.
Puede optar, por ejemplo, por una solución visual totalmente digital con el software SESAHUB, que recopila datos en tiempo real. Los indicadores digitales pueden consultarse en cualquier momento y garantizan un seguimiento actualizado sin pérdida de tiempo en la introducción de datos.
¿Cómo preparar la reunión TOP 5?
La preparación de la conducción es necesaria para que la reunión sea corta y eficaz. Para ello, se requiere un soporte visual. Se recomienda disponer de un panel o tablero que contenga los temas tratados anteriormente o los que están por venir.
Es necesario contar con los resultados de los indicadores anteriores y actuales, y actualizarlos en el tablero para lograr un impacto visual y una comprensión inmediata del grupo.
Las preguntas planteadas el día anterior se analizan si es necesario, y las respuestas pueden añadirse al tablero.
Además, se deben indicar todas las informaciones, instrucciones o datos importantes en el tablero o panel.
Es importante conocer el estado de avance de los proyectos u objetivos, destacar los que se han logrado o no se han alcanzado, y analizar las causas.
La reunión no debe verse perturbada y debe ser concisa, precisa y objetiva.
Para prepararse mejor…
Asimismo, para iniciar la conducción de las reuniones TOP 5, la formación puede ser beneficiosa. La participación en reuniones de otros colaboradores también puede servir como preparación.
Recomendamos contar con el acompañamiento de un superior o de un colega disponible para obtener retroalimentación y opiniones sobre el desarrollo de la reunión.
Después del TOP 5:
Los puntos y temas tratados durante la reunión se analizan y se gestionan posteriormente mediante la creación de una ficha o una propuesta de norma, por ejemplo. Si durante la sesión se mencionó otro departamento, es necesario tratar los temas con las personas y servicios implicados aplicando técnicas de gestión lean.
El avance, los bloqueos o la resolución de estos puntos se abordarán en el próximo TOP 5. El objetivo es mantener esta dinámica pedagógica para alcanzar cada meta o reducir la distancia hasta lograrla.
Los beneficios del TOP 5:
Las reuniones TOP forman parte integral de la dinámica de mejora continua y de las buenas prácticas. Deben organizarse semanalmente o a diario. La conducción de estos intercambios permite fomentar la escucha sobre el desempeño de la empresa y de los colaboradores, así como la aplicación de las herramientas y técnicas tratadas.
El principal objetivo de estos intercambios es facilitar el desarrollo, la eficiencia y las prácticas empresariales. Además, pueden detectar necesidades de formación, cambios en los métodos de trabajo o la eliminación de MUDA cuando se identifican. La comunicación y la escucha son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa y para reducir las distancias internas.
Para concluir
Estas reuniones permiten supervisar y llevar a cabo proyectos o estrategias empresariales. Son un excelente punto de partida para ganar en eficiencia y posicionarse en la mejora continua. Al abordar las situaciones encontradas, se establece un plan de acción y se analiza el progreso de cada proyecto para optimizar los procesos.
