Com a evolução das tecnologias, todas as empresas investem cada vez mais na digitalização dos seus processos. Isto é conhecido como a 4.ª revolução industrial ou a fábrica do futuro: uma nova forma de organizar os meios de produção através da integração de novas tecnologias na cadeia de valor da empresa. A transformação digital assenta em fundamentos essenciais que devem ser claramente definidos para que possa ser implementada de forma eficaz:
- Uma estratégia precisa, com objetivos claros
- Um design centrado no utilizador, personalizado de acordo com as expectativas
- A integração de software, plataformas ou novas tecnologias que se enquadram nesta abordagem e permitem a sua harmonização dentro da empresa.
Quais são as etapas da gestão da mudança com a digitalização?
Etapa 1 – Preparação
É importante salientar que a gestão da mudança é um ponto-chave no processo de digitalização. De facto, a chave do sucesso reside na gestão das equipas: colocar as pessoas no centro do projeto. Numerosos estudos demonstram que qualquer mudança gera incompreensão e incertezas entre as pessoas que trabalham há algum tempo na empresa e que tinham encontrado um certo “equilíbrio” no seu dia a dia. A ideia de um processo de digitalização bem-sucedido é garantir que estas pessoas sejam integradas no projeto e que apresentem o maior número possível de ideias, de forma a integrarem-se plenamente nesta nova abordagem. Sem este envolvimento global, a transformação digital perde o seu sentido e não atinge os resultados esperados.
Os objetivos desta primeira fase são, portanto, motivar os intervenientes da transformação digital e antecipar os riscos associados à mesma.
Etapa 2 – Definição
Esta segunda fase envolve a definição dos resultados desejados, bem como a conceção da experiência do utilizador através das novas tecnologias integradas. É necessário definir os elementos da solução com todos os parâmetros, assim como um fio condutor para orientar a iniciativa. Um dos principais elementos é a implementação de reuniões regulares de acompanhamento do desempenho com os diferentes intervenientes. Para tal, é fundamental sensibilizar previamente os atores para uma gestão da mudança que integre a nova estratégia digital (em termos de objetivos, indicadores de desempenho e visão a longo prazo). O objetivo será identificar os principais pontos que permitam implementar com sucesso a política de mudança para os atores identificados, naturalmente em função dos seus papéis e responsabilidades.
Etapa 3 – Estética
A estética, ou o design, é um aspeto crucial na implementação da transformação digital. Durante a fase de conceção, é definido um plano preciso de transformação digital que inclui a modelação de dados e permite reunir todas as partes interessadas com uma visão global. Para tal, é necessário reforçar os papéis da equipa e dos stakeholders neste processo. A implementação de um plano de mudança com indicadores de desempenho mensuráveis permite acompanhar o deployment, com base na estratégia digital definida. Outro elemento-chave é o plano de formação em transformação digital, uma vez que permite uma boa compreensão da abordagem e torna os intervenientes autónomos na condução desta mudança. O objetivo final é, portanto, criar um plano de ação estratégico global, apoiado por planos de ação temáticos, realistas e mensuráveis no tempo, com prazos claramente definidos.
Etapa 4 – Implementação e análise
A gestão da condução da mudança divide-se em várias etapas: primeiro a criação, depois a construção e, por fim, a verificação. Estas etapas são a continuação lógica da implementação da transformação digital. Com ferramentas de gestão de projetos que permitem definir planos de ação e tarefas, os progressos são facilmente mensuráveis. A definição de um ambiente exclusivo de gestão de projetos “estimula” a colaboração e a troca de informações entre os responsáveis pela mudança, os gestores de projeto e todos os intervenientes envolvidos. As atividades realizadas durante estas reuniões incluem:
- Sequenciar as tarefas e distribuí-las entre os diferentes intervenientes
- Fazer o ponto de situação das tarefas atribuídas num ambiente global de gestão de projetos partilhado por diferentes departamentos
- Estabelecer a ligação entre a vontade de mudança, as suas diretrizes e a realidade técnica do seu desenvolvimento
- Definir sessões de trabalho regulares para validar a pertinência dos planos de ação definidos
- Acompanhar e tratar atentamente todas as tarefas resultantes dos planos de ação.
Etapa 5 – Lançamento
A fase de lançamento é absolutamente essencial: a mudança deve ser conduzida através da adoção de novas ferramentas digitais. Se a gestão da mudança estiver estreitamente alinhada com a transformação digital, os intervenientes já deverão dispor de todos os recursos necessários para levar a cabo com sucesso esta evolução dos processos. Isto implica que todas as atividades de pré-lançamento já estejam implementadas, que os intervenientes da mudança estejam devidamente formados e que os processos operacionais tenham sido adaptados para integrar os dados dos utilizadores e, assim, beneficiar da centralização da informação graças à digitalização. O objetivo é, portanto, organizar a estrutura da forma mais adequada para que a transformação digital faça sentido e, sobretudo, para que todas as partes interessadas sejam atores ativos desta mudança.
Para resumir
A transformação digital representa um ponto de viragem na vida das empresas. Ao longo dos anos, tornou-se indispensável devido às infinitas possibilidades de evolução que oferece, podendo mesmo ser, em alguns casos, “a chave para a sobrevivência”. No entanto, continua a ser uma operação delicada, que exige muito trabalho prévio e uma reestruturação dos processos; uma gestão da mudança eficaz é igualmente um dos fatores-chave que condicionam o sucesso. Os planos de transformação devem ser muito precisos, acompanhados de perto e revistos periodicamente para se manterem plenamente relevantes. Um plano de transformação bem-sucedido baseia-se, assim, no envolvimento dos intervenientes da mudança na utilização de um management visual digital, bem como das ferramentas digitais implementadas para criar verdadeiro valor acrescentado graças à digitalização.
