Con la evolución de las tecnologías, todas las empresas invierten cada vez más en la digitalización de sus procesos. Esto es lo que se conoce como la 4.ª revolución industrial o la fábrica del futuro: una nueva forma de organizar los medios de producción mediante la integración de nuevas tecnologías en la cadena de valor de la empresa. La transformación digital se basa en fundamentos clave que deben definirse claramente para llevarla a cabo de manera eficaz:
- Una estrategia precisa, con objetivos claros
- Un diseño centrado en el usuario, personalizado según sus expectativas
- La integración de software, plataformas o nuevas tecnologías que formen parte de este enfoque y permitan armonizarlo dentro de la empresa.
¿Cuáles son las etapas de la gestión del cambio con la digitalización?
Paso 1 – Preparación
Cabe señalar que la gestión del cambio es un punto clave en el proceso de digitalización. De hecho, la clave del éxito reside en la gestión de los equipos: poner a las personas en el centro del proyecto. Numerosos estudios demuestran que cualquier cambio implica incomprensión e incertidumbre para las personas que llevan tiempo en la empresa y que habían encontrado un cierto “equilibrio” en su día a día. La idea de un proceso de digitalización exitoso es lograr que estén integradas en el proyecto y que aporten el mayor número posible de ideas para integrarse plenamente en este nuevo enfoque. Sin esta implicación general, la transformación digital perderá su sentido y no alcanzará los resultados esperados.
Los objetivos de esta primera fase son, por tanto, motivar a los actores de la transformación digital y anticipar los riesgos asociados a la misma.
Paso 2 – Definición
Esta segunda fase implica la definición de los resultados deseados, así como el diseño de la experiencia de usuario a través de las nuevas tecnologías integradas. Es necesario definir los elementos de la solución con todos los parámetros, así como un hilo conductor para dirigir el enfoque. Uno de los principales elementos es la implantación de reuniones periódicas de seguimiento del rendimiento con los distintos actores. Para ello, es fundamental sensibilizar previamente a los participantes sobre una gestión del cambio que integre la nueva estrategia digital (en términos de objetivos, indicadores de rendimiento y visión a largo plazo). El objetivo será identificar los puntos clave que permitan llevar a cabo con éxito la política de cambio para los actores identificados, en función, por supuesto, de sus roles y responsabilidades.
Paso 3 – Estética
La estética, o el diseño, es un aspecto crucial en la implementación de la transformación digital. Durante la fase de diseño, se define un plan preciso de transformación digital que incluye el modelado de datos y permite reunir a todas las partes interesadas con una visión global. Para ello, es necesario reforzar los roles del equipo y de los stakeholders dentro de este proceso. La implantación de un plan de cambio con indicadores de rendimiento medibles permite evaluar el despliegue, basándose en la estrategia digital definida. Otro elemento clave es el plan de formación en transformación digital, ya que permite comprender correctamente el enfoque y hacer que los actores sean autónomos para gestionar este cambio. El objetivo final es, por tanto, crear un plan de acción estratégico global, apoyado en planes de acción temáticos, realistas y medibles en el tiempo, con plazos claramente definidos.
Paso 4 – Implementación y análisis
La gestión del proceso de cambio se descompone en varias etapas: primero la creación, luego la construcción y, por último, la verificación. Estas etapas son la continuación lógica de la implementación de la transformación digital. Con herramientas de gestión de proyectos que permiten definir planes de acción y tareas, los avances son fáciles de medir. Definir un entorno exclusivo de gestión de proyectos “fomenta” la colaboración y el intercambio entre los responsables del cambio, los jefes de proyecto y todos los actores implicados. Las actividades durante estas reuniones son las siguientes:
- Secuenciar las tareas y distribuirlas entre los distintos actores
- Revisar las tareas asignadas en un entorno global de gestión de proyectos compartido por los diferentes departamentos
- Vincular la voluntad de cambio, sus directrices y la realidad técnica de su desarrollo
- Definir sesiones de trabajo periódicas para validar la pertinencia de los planes de acción definidos
- Supervisar y gestionar cuidadosamente todas las tareas derivadas de los planes de acción.
Paso 5 – Lanzamiento
La fase de lanzamiento es absolutamente fundamental: el cambio debe llevarse a cabo mediante la adopción de nuevas herramientas digitales. Si la gestión del cambio ha estado estrechamente vinculada a la transformación digital, los actores ya deben contar con todos los recursos necesarios para llevar a cabo con éxito esta evolución de los procesos. Esto implica que todas las actividades previas al lanzamiento ya estén implementadas, que los actores del cambio estén correctamente formados y que los procesos operativos se hayan adaptado para integrar los datos de los usuarios y así beneficiarse de la centralización de la información gracias a la digitalización. El objetivo es, por tanto, organizar la estructura de la forma más adecuada para que la transformación digital cobre sentido y, sobre todo, para que todas las partes interesadas sean actores activos de este cambio.
Para resumir
La transformación digital supone un punto de inflexión en la vida de las empresas. Con el paso de los años, se ha vuelto indispensable debido a las infinitas posibilidades de evolución que ofrece, e incluso puede ser “la clave de la supervivencia” en algunos casos. No obstante, sigue siendo una operación delicada que requiere un gran trabajo previo y una reestructuración de los procesos; una gestión del cambio eficaz es también uno de los factores clave que condicionan el éxito. Los planes de transformación deben ser muy precisos, seguidos de cerca y revisados periódicamente para mantenerse plenamente relevantes. Un plan de transformación exitoso se basa, por tanto, en la implicación de los actores del cambio en el uso de un management visual digital, así como de las herramientas digitales implementadas para crear un verdadero valor añadido gracias a la digitalización.
