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Entrez dans une dynamique d’amélioration continue grâce au PDCA

Le PDCA est un processus de management qui permet de s'inscrire dans une démarche d'amélioration continue.

Qu’est-ce que la solution PDCA ?

PDCA signifie “Plan Do Check Act”, c'est-à-dire planifier, réaliser, vérifier et agir.
Le cycle PDCA est symbolisé par une roue dite “La roue de Deming”, faisant référence à William Edwards Deming qui a popularisé le PDCA et l’a développé dans le management de qualité. Comme un cercle vertueux, la roue de Deming est un processus comportant des cycles ainsi qu’un enchaînement entre chaque étape. Son but est d’améliorer les processus au sein d’une entreprise, d’un service, d’une équipe etc.
Le PDCA s’applique à la stratégie totale de l’entreprise, suivant une méthode que la plupart des grandes firmes japonaises l'ont déjà adoptée.
La mise en place d’un projet PDCA au sein de votre entreprise favorise l’amélioration des processus de travail, de la performance, et donc des modèles ainsi que la planification, puis l’identification des causes de problèmes détectés et les objectifs. Une fois le cycle PDCA intégré au sein de l’entreprise sa gestion se verra beaucoup plus simple dans le management de la qualité.
Il s’agit d’un projet dit cyclique. C’est une boucle continue qui tend vers l’amélioration afin de simplifier et de résoudre les problèmes en passant par 4 étapes. Son but est d’atteindre la qualité optimale au sein de votre entreprise. Pour cela, la méthode est donc d’enchaîner les répétitions jusqu’à l’obtention du niveau attendu. Les phases sont basées sur un principe cumulatif jusqu’à l’atteinte des objectifs.
Son objectif et ses indicateurs s’inscrivent dans une méthode LEAN.

Principe d'amélioration continue

Quelles sont les 4 étapes de l’outil PDCA ?

Plan / planifier :

La première partie du PDCA correspond à l’énumération des problèmes et leur définition. Ainsi, il faut se demander pourquoi ils apparaissent dans un processus.
Le questionnement est très important puisqu’il permet de définir des objectifs et méthodes à appliquer afin de les corriger. Cette phase répertorie donc l’identification, puis la recherche de solutions, les outils sont la définition même du problème et le questionnement à ce propos. Les questions peuvent être répétées et posées plusieurs fois car la réflexion sera de plus en plus stimulée puis, plus de solutions pourront être trouvées. Dans ce cas de figure, ces questions “redondantes” vont pousser la réflexion à trouver l’origine du problème. Ce système marche essentiellement par cycle et les étapes sont également considérées comme des cycles.
Les outils conseillés pour cette étape peuvent être les 5 pourquoi, par exemple :
Pourquoi la machine a-t-elle tâché le produit ? Pourquoi le filtre est bouché ? Pourquoi l’huile est sale ? Pourquoi Il y a des particules dans l’huile ? Pourquoi le bouchon de remplissage est-il absent ? Le plan d’action pourrait alors être la mise en place d’un bouchon de remplissage d’huile attaché à une chaîne.
Cet outil permet de creuser le fond d’un problème identifié et non de le résoudre en surface. Il est nécessaire de comprendre l’origine de ce dysfonctionnement afin qu’il ne se reproduise plus. Ou encore la méthode QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ?)
Cette série de questions est fondée sur le besoin de discipline dans l’analyse rationnelle des situations, sans négligence d’aucun paramètre.
Il est également possible d’utiliser le Diagramme de Cause à effet, appelé Diagramme d’Ishikawa qui met à disposition une cartographie d’une situation et permet une hiérarchisation, un tri, ainsi qu’une standardisation dans la résolution de problème. Le diagramme de PARETO est également une solution envisageable pour cette phase.

Do / Réaliser :

Cette étape correspond à la phase de réalisation, d’application de la méthode étudiée lors de l’étape précédente. Il s’agit d’un processus exécutif qui va mesurer la différence et les changements de résultats entre la première phase et la deuxième. C’est la mise en œuvre et l’application du plan d’action qui permettra par la suite, de mesurer les causes et effets sur ce processus défini.
Le réajustement peut éventuellement faire partie de cette étape mais le but n’est pas à ce stade d’accéder à la résolution totale du problème identifié. Il s’agit d’une démarche qui enclenche un cycle d’actions, de préparation et donc de solutions. Cette étape consiste à préparer et à lancer la réalisation, l’essai ou l’expérience, de préférence à petite échelle, en respectant bien les dispositions définies à la première étape. Le plan d’action établi lors de cette étape devra être suivi avec rigueur. La présence régulière du dirigeant sur le terrain et le dispositif de suivi sont des éléments primordiaux pour assurer le succès de la démarche.

Check / Vérifier :

Cette phase permet de mesurer, quantifier les actions mises en place et leur performance. On peut déceler des écarts, essayer de comprendre d’où ils viennent et comparer les résultats avec les prévisions. Cette phase est donc mesurable grâce à des indicateurs définis par le plan d’action PDCA. La mesure est importante elle permet de justifier ou non les causes d’une action, et savoir il y a une relation de cause à effet sur le processus.
Il est nécessaire d’ajuster, redéfinir ou définir de nouveaux points d’amélioration suite à la phase de vérification. Plus largement, il s’agit d’une étape de contrôle de tous les indicateurs disponibles et l’ajustement de la gestion des plans d’action.
2 types d’indicateurs sont à suivre :

  • Provenant du processus : tenue des délais des actions retenues, nombre de suggestions émises…
  • Provenant de résultats : qualité, les coûts, les délais, la sécurité, l’environnement.

Act/ agir :

Cette étape consiste non seulement à prendre les décisions qui s’imposent quant au choix des solutions mais aussi à rechercher des points d'améliorations. Le but est d’assurer la pérennité des plans d’action. Cela peut inclure la standardisation du plan d’action, la mise à jour des procédures et la gestion globale. Une fois le plan d’action standardisé, il est fortement conseillé de redémarrer le processus PDCA. En effet, la résolution du problème a été effectuée mais on peut à nouveau déceler de nouveaux freins, dysfonctionnements (éléments non conformes par exemple) et la roue de Deming se relance dans une dynamique d’amélioration continue qui est l’objectif en constante évolution.

Chantier d'amélioration qualité

Comment mettre en œuvre le PDCA et l’appliquer ?

La méthode PDCA est utilisée pour résoudre des problèmes que l’entreprise peut rencontrer, mais elle peut également s’appliquer dans une démarche LEAN, d’amélioration continue, afin d’augmenter la performance ou de diminuer les MUDA par exemple.
Il est conseillé pour les entreprises utilisant la méthode PDCA, de s’atteler à des petites tâches qu’à des grands chantiers. En effet, pour les grands projets, il sera plus difficile de déceler d'où vient le problème et comment le résoudre, le délai sera beaucoup plus long et sinueux dans une entreprise. Alors que sur un chantier court, petit délai, les résultats se font sentir très rapidement et la dynamique d’amélioration continue est enclenchée plus rapidement. En effet la résolution paraît plus simple et il vaut mieux recommencer ce processus plusieurs fois en s’améliorant à chaque cycle que de bloquer dans une des étapes, trop difficile à réaliser à grande échelle. Cet outil fait partie intégrante d’un modèle LEAN pour les entreprises.
Le modèle PDCA est représenté sur une pente ascendante qui tend vers l’amélioration continue. Ce qui retient la roue de glisser dans la pente et de redescendre c’est le retour d’expérience. Illustré comme une cale qui retient la roue. L'expérience est un réel pilier pour atteindre les objectifs et retient la roue à chaque palier atteint.
Le cycle PDCA ne s’applique pas seulement à l’amélioration des processus mais aussi à l’amélioration des produits. Comme ce sont des cycles, les phases reviennent régulièrement à des moments particuliers de la vie de l’entreprise et de la vie du produit. Le terme de « cycle » suggère qu’à l’issue du contrôle des résultats, si l’objectif n’est pas atteint, il y a lieu d’interpréter les écarts et de comprendre les tendances. Le cycle se déroule une nouvelle fois avec un nouvel objectif, jusqu’à ce que soient atteints et compris les nouveaux résultats. La résolution de problème est un « travail d’équipe », donc confiée à un groupe de personnes.
Cet outil sert à structurer une démarche de progrès : il évite d’oublier des étapes essentielles, comme de préparer avant d’agir ; la préparation est, en effet, essentielle et très liée à la phase de vérification : on ne pourra vérifier que par rapport à la préparation.

Propositions d'amélioration diagramme Ichikawa

Le PDCA digital

Un module PDCA sur SESAHUB a été créé afin d’obtenir un vrai suivi, ainsi qu’obtenir une ligne directrice. En effet, le module de SESAHUB collecte les données en temps réel et diffuse les indicateurs. Ce qui organise la gestion et les actions à mener ainsi qu’en mesurer les résultats rapidement. L’accès au PDCA inclut la gestion des anomalies, des tâches et actions ainsi que le suivi. Vous pouvez alors entrer dans la dynamique du PDCA en équipe, en temps réel et constater son évolution.
De plus, vous obtiendrez un historique total et vous aurez accès aux statistiques sur toutes les périodes.
Vous avez à disposition tout le suivi de vos processus PDCA ainsi que la garantie d’une amélioration continue au sein de votre entreprise.

Module PDCA de SESAHUB

Découvrez SESAHUB et toutes ses fonctionnalités sur www.sesa-systems-digital.com