Entdecken Sie die Werkzeuge und Methoden zur Moderation eines TOP-5-Meetings.
Als zu lang, unnötig oder zu formell empfunden, erzielen Meetings nicht immer die gewünschte Wirkung. Der fördernde Effekt dieser Austausche ist nicht immer gegeben. Deshalb ist es wichtig, Meinungen und Ideen zu berücksichtigen, die im Unternehmen umgesetzt werden können.
Es ist notwendig, sich auf ein TOP-5-Besprechung vorzubereiten. Insbesondere, um den Rahmen dieser Austausche festzulegen, die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden vor Ort zu optimieren und qualitativ hochwertige Inhalte anzubieten.
Was ist ein TOP-5-Meeting?
Die TOP-Methode ist eine Methode, mit der ein Thema in einer Besprechung behandelt und zu einer Entscheidungsfindung geführt werden kann. „TOP“ steht für: Thema – Ziel – Plan.
Diese Methode erhöht die Effizienz des Teams, indem Zeitverluste durch zu lange Meetings ohne klares Ziel vermieden werden.
Ein TOP-5-Meeting ist ein zentraler Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb eines Projekts, eines Teams oder eines Unternehmens. Ziel ist es, kurze Meetings zu moderieren, die eine Dynamik der Verbesserung fördern.
Als kurze Besprechung, meist zu Beginn des Tages, ermöglicht das TOP-5-Meeting, alle Teilnehmenden in eine Dynamik des Erfolgs und der Motivation einzubinden.
Ähnlich wie eine Tagesordnung besteht das TOP-5-Meeting aus fünf Punkten, die vom Manager angesprochen werden. Basierend auf Zielen und Ergebnissen ist es sehr wichtig, dass der Manager und die Teilnehmenden über eine visuelle Unterstützung verfügen. Die Merkfähigkeit und Aufmerksamkeit werden durch visuelle Hilfsmittel mit aussagekräftigen Piktogrammen deutlich gesteigert. Die Identifikation muss sofort erfolgen. Das visuelle Management ist daher von großer Bedeutung. Diese Meetings fördern somit die Einbindung der Teilnehmenden in ihre Arbeit und Ziele.
Organisation und Ablauf des TOP-5-Meetings:
Die Moderation des Meetings erfolgt schnell, aber strukturiert.
Die Tagesordnung ist in fünf Hauptpunkte unterteilt:
- Bilanz: Analyse der Leistung eines zuvor definierten Zeitraums, anhand dessen jedes Ziel bewertet wird. Ziel ist es, Fortschritte oder Verzögerungen im Vergleich zu den Zielen festzustellen.
- Ziele: Der vorherige Punkt kann die gesetzten Ziele weiter bestätigen. Sie können auch angepasst werden, dienen jedoch hauptsächlich als Erinnerung zur Steigerung der Gruppenbeteiligung.
- Aktionsplan: Mit welchen Mitteln werden die Ziele erreicht? Welche Strategie wird verfolgt? Welche Werkzeuge werden genutzt und wie wird vorgegangen?
- Aktuelle Situation: Des Unternehmens, der Werkstatt oder der Gruppe. Überblick über die interne Organisation (Prioritäten, Neuigkeiten usw.).
- Allgemeiner Punkt: Notwendige Erinnerungen zu Sicherheits- oder Qualitätsregeln. Beantwortung von Fragen sowie eine motivierende Ansprache zum Beginn der Tätigkeit.
Die Unterlagen des Meetings müssen am Arbeitsplatz sichtbar sein (Werkstatt, Abteilung usw.). Am Ende der Sitzung kann jeder Teilnehmende die Inhalte, Methoden oder Ziele einsehen. Dies ist eine pädagogische Strategie und zugleich eine Form des Lernens durch Austausch.
Die Kommunikation spielt eine sehr wichtige Rolle bei der Umsetzung dieser Meetings. Im Rahmen dieser Gruppentreffen sollten Moderation und Austausch gefördert werden, und die Redezeit sollte aufgeteilt werden:
- 80 % Redezeit für das Team: Methode zur Förderung von Austausch, Engagement sowie Tipps und Techniken für eine kontinuierliche Verbesserung.
- 20 % für den Manager oder Moderator: Umsetzung des Austauschs, Projektverfolgung und Finden von Lösungen zur Steigerung der Effizienz.
Das Meeting kann auch digital unterstützt werden, um Kennzahlen in Echtzeit zu verfolgen und ein Dashboard mit allen Zielen bereitzustellen.
Sie können sich beispielsweise für eine vollständig digitale visuelle Lösung mit der Software SESAHUB entscheiden, die Daten in Echtzeit sammelt. Die digitalen Indikatoren sind jederzeit abrufbar und ermöglichen eine aktuelle Nachverfolgung ohne Zeitverlust durch Dateneingabe.
Wie bereitet man ein TOP-5-Meeting vor?
Die Vorbereitung der Moderation ist notwendig, damit das Meeting kurz und effizient ist. Dafür ist eine visuelle Unterstützung erforderlich. Es wird empfohlen, eine Anzeigetafel oder ein Board mit vergangenen und zukünftigen Themen zu verwenden.
Die Ergebnisse der vorherigen und aktuellen Kennzahlen müssen aktualisiert und auf dem Board dargestellt werden, um eine sofortige visuelle Wirkung und ein gemeinsames Verständnis zu ermöglichen.
Falls erforderlich, werden die am Vortag gestellten Fragen analysiert und die Antworten auf dem Board ergänzt.
Darüber hinaus sollten alle wichtigen Informationen, Anweisungen und Daten auf dem Board oder der Anzeigetafel vermerkt werden.
Es ist wichtig, den Fortschritt der Projekte und Ziele zu kennen, erreichte oder nicht erreichte Ziele hervorzuheben und diese zu analysieren, um die Ursachen zu verstehen.
Das Meeting sollte nicht gestört werden und muss präzise, sachlich und knapp sein.
Zur besseren Vorbereitung…
Um die Moderation von TOP-5-Meetings zu optimieren, kann eine Schulung hilfreich sein. Auch die Teilnahme an Meetings anderer Mitarbeitender kann als Vorbereitung dienen.
Wir empfehlen, sich von einer Führungskraft oder einem verfügbaren Kollegen begleiten zu lassen, um Feedback und Einschätzungen zum Ablauf des Meetings zu erhalten.
Nach dem TOP 5:
Die während des Meetings angesprochenen Punkte werden anschließend analysiert und bearbeitet, beispielsweise durch die Erstellung eines Formulars oder einer Regel. Wurde ein anderer Bereich erwähnt, müssen die Themen gemeinsam mit den betroffenen Personen und Abteilungen unter Anwendung von Lean-Management-Techniken behandelt werden.
Der Fortschritt, mögliche Blockaden und deren Lösungen werden im nächsten TOP-5-Meeting erneut thematisiert. Ziel ist es, diese pädagogische Dynamik aufrechtzuerhalten, um jedes Ziel zu erreichen oder die Distanz dahin zu verringern.
Die Vorteile des TOP 5:
TOP-Meetings sind ein fester Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung und guter Praxis. Sie sollten wöchentlich oder täglich organisiert werden. Die Moderation dieser Austausche fördert das Zuhören in Bezug auf Unternehmens- und Mitarbeiterleistungen sowie die Anwendung der vorgestellten Werkzeuge und Techniken.
Das Hauptziel dieser Austausche ist es, Entwicklung, Effizienz und Unternehmenspraktiken zu fördern. Zudem können sie Schulungsbedarfe, notwendige Änderungen von Arbeitsweisen oder die Beseitigung von MUDA aufzeigen. Kommunikation und Zuhören sind entscheidend für das gute Funktionieren des Unternehmens und den Abbau interner Barrieren.
Fazit
Diese Meetings ermöglichen es, Projekte und Unternehmensstrategien zu verfolgen und umzusetzen. Sie sind ein sehr guter Einstieg, um die Effizienz zu steigern und kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Bei der Besprechung von Situationen wird ein Aktionsplan festgelegt und der Fortschritt jedes Projekts analysiert, um Prozesse zu optimieren.
