Mit der Weiterentwicklung der Technologien investieren alle Unternehmen zunehmend in die Digitalisierung ihrer Prozesse. Dies wird als die 4. industrielle Revolution oder die Fabrik der Zukunft bezeichnet: eine neue Art, Produktionsmittel durch die Integration neuer Technologien in die Wertschöpfungskette des Unternehmens zu organisieren. Die digitale Transformation basiert auf grundlegenden Prinzipien, die klar definiert werden müssen, um sie erfolgreich umzusetzen:
- Eine klare Strategie mit eindeutig definierten Zielen
- Ein nutzerzentriertes Design, das individuell auf die Erwartungen abgestimmt ist
- Die Integration von Software, Plattformen oder neuen Technologien, die Teil dieses Ansatzes sind und eine Harmonisierung innerhalb des Unternehmens ermöglichen.
Welche Phasen umfasst das Change Management bei der Digitalisierung?
Schritt 1 – Vorbereitung
Es ist festzuhalten, dass das Change Management ein zentraler Bestandteil des Digitalisierungsprozesses ist. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im Teammanagement: den Menschen in den Mittelpunkt des Projekts zu stellen. Zahlreiche Studien zeigen, dass jede Veränderung bei Mitarbeitenden, die bereits seit längerer Zeit im Unternehmen tätig sind und einen gewissen „Alltagssrhythmus“ gefunden haben, zu Unverständnis und Unsicherheiten führt. Ziel eines erfolgreichen Digitalisierungsprozesses ist es daher, diese Personen in das Projekt einzubeziehen und sie dazu zu ermutigen, möglichst viele Ideen einzubringen, um sich vollständig in diesen neuen Ansatz zu integrieren. Ohne diese umfassende Einbindung verliert die digitale Transformation ihren Sinn und erreicht nicht die gewünschten Ergebnisse.
Die Ziele dieser ersten Phase bestehen somit darin, die Akteure der digitalen Transformation zu motivieren und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken frühzeitig zu antizipieren.
Schritt 2 – Definition
Diese zweite Phase umfasst die Definition der angestrebten Ergebnisse sowie die Gestaltung der Nutzererfahrung mithilfe der neu integrierten Technologien. Die Elemente der Lösung müssen unter Berücksichtigung aller Parameter definiert werden, ebenso wie ein roter Faden zur Steuerung des Vorhabens. Ein zentrales Element ist dabei die Einführung regelmäßiger Leistungssteuerungs-Meetings mit den verschiedenen Beteiligten. Voraussetzung dafür ist, die Akteure im Vorfeld für ein Change Management zu sensibilisieren, das die neue digitale Strategie integriert (in Bezug auf Ziele, Leistungskennzahlen und langfristige Visionen). Ziel ist es, die wesentlichen Punkte zu identifizieren, die eine erfolgreiche Umsetzung der Change-Politik für die definierten Akteure ermöglichen – selbstverständlich unter Berücksichtigung ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten.
Schritt 3 – Ästhetik
Die Ästhetik bzw. das Design ist ein entscheidender Faktor bei der Einführung der digitalen Transformation. In der Konzeptionsphase wird ein präziser Digitalisierungsplan definiert, der unter anderem die Datenmodellierung umfasst und allen Beteiligten eine ganzheitliche Sicht ermöglicht. Dazu ist es notwendig, die Rollen des Teams und der Stakeholder innerhalb dieses Prozesses zu stärken. Die Einführung eines Change-Plans mit messbaren Leistungskennzahlen ermöglicht es, den Rollout auf Basis der definierten digitalen Strategie zu verfolgen. Ein weiterer Schlüsselfaktor ist der Schulungsplan zur digitalen Transformation, da er das Verständnis für den Ansatz fördert und die Akteure befähigt, diesen Wandel eigenständig zu steuern. Langfristiges Ziel ist es daher, einen umfassenden strategischen Aktionsplan zu entwickeln, unterstützt durch themenspezifische Maßnahmenpläne, die realistisch, zeitlich messbar und mit klar definierten Fristen versehen sind.
Schritt 4 – Umsetzung und Analyse
Die Steuerung des Change Managements gliedert sich in mehrere Phasen: zunächst die Erstellung, dann die Umsetzung und schließlich die Überprüfung. Diese Schritte folgen logisch auf die Einführung der digitalen Transformation. Mithilfe von Projektmanagement-Tools, die die Definition von Aktionsplänen und Aufgaben ermöglichen, lassen sich Fortschritte leicht messen. Die Definition einer dedizierten Projektmanagement-Umgebung „erzwingt“ die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen Change-Verantwortlichen, Projektleitern und allen beteiligten Akteuren. Die Inhalte dieser Meetings sind unter anderem:
- Aufgaben zu strukturieren und auf die verschiedenen Akteure zu verteilen
- Den Status der zugewiesenen Aufgaben in einer globalen, von mehreren Abteilungen genutzten Projektmanagement-Umgebung zu überprüfen
- Die Verbindung zwischen dem Veränderungswillen, seinen Vorgaben und der technischen Realität der Umsetzung herzustellen
- Regelmäßige Arbeitssitzungen zu definieren, um die Relevanz der festgelegten Aktionspläne zu validieren
- Alle aus den Aktionsplänen resultierenden Aufgaben aufmerksam zu verfolgen und zu bearbeiten.
Schritt 5 – Einführung
Die Einführungsphase ist von entscheidender Bedeutung: Der Wandel muss durch die Einführung neuer digitaler Werkzeuge begleitet werden. Wenn das Change Management eng mit der digitalen Transformation verknüpft wurde, verfügen die Akteure bereits über alle notwendigen Voraussetzungen, um diese Prozessentwicklung erfolgreich umzusetzen. Das bedeutet, dass alle Vorbereitungsmaßnahmen abgeschlossen sind, die Change-Akteure angemessen geschult wurden und die operativen Prozesse angepasst wurden, um Nutzerdaten zu erfassen und so von der Zentralisierung der Informationen durch die Digitalisierung zu profitieren. Ziel ist es daher, die Organisation so optimal wie möglich zu strukturieren, damit die digitale Transformation ihre volle Wirkung entfaltet und vor allem alle Stakeholder aktiv an diesem Wandel beteiligt sind.
Zusammenfassung
Die digitale Transformation stellt einen Wendepunkt im Leben von Unternehmen dar. Im Laufe der Jahre hat sie sich aufgrund der nahezu unbegrenzten Entwicklungsmöglichkeiten als unverzichtbar erwiesen und kann in bestimmten Fällen sogar „der Schlüssel zum Überleben“ sein. Dennoch handelt es sich um einen sensiblen Prozess, der umfangreiche Vorarbeiten und eine Umstrukturierung der Prozesse erfordert; ein effizientes Change Management ist ebenfalls einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren. Transformationspläne müssen sehr präzise sein, sorgfältig verfolgt und regelmäßig überprüft werden, um dauerhaft relevant zu bleiben. Eine erfolgreiche Transformation basiert daher auf der aktiven Einbindung der Change-Akteure in die Nutzung eines digitalen visuellen Managements sowie der eingesetzten digitalen Werkzeuge, um durch die Digitalisierung echten Mehrwert zu schaffen.
