Heutzutage kann die interne und externe Kommunikation vollständig digitalisiert werden, was den Austausch von Informationen für die kontinuierliche Verbesserung schnell und einfach macht. Diese Art und Weise der digitale Transformation spielt eine wesentliche Rolle für das Engagement der Mitarbeitenden und das reibungslose Funktionieren von Organisationen, die die Kommunikation fördern.
Wie setzt man interne Kommunikation um?
Um eine effektive interne Kommunikation aufzubauen, befolgen Sie diese Schritte, um Lösungen zu finden:
- Ein Budget festlegen: Kommunikation sollte nicht als Kostenfaktor, sondern als strategische Investition betrachtet werden. Gute Kommunikation steigert die Motivation der Mitarbeitenden und das Engagement der Teams, um die Verschwendung zu reduzieren
- SMART-Ziele definieren: Legen Sie klar definierte Haupt- und Nebenziele fest, um Ihre Organisation zu steuern.
- Die verschiedenen Akteure einbeziehen: Befragen Sie Ihre Teammitglieder zu ihren Erwartungen und Bedürfnissen durch aktives Zuhören.
- Einen strukturierten Plan erstellen: Setzen Sie auf eine Mischung aus traditionellen und digitalen Kanälen.
- Die Wirksamkeit messen: Nutzen Sie Kennzahlen, um die Ergebnisse zu bewerten und Ihre Strategie bei Bedarf anzupassen.
Wie integriert man digitale Kommunikation in ein Unternehmen?
Die digitale Transformation ermöglicht es, Werkzeuge und Ansätze zu erweitern, und ist ein wichtiges Element im Lean Management und Verbesserung der Prozesse, um besser auf die Erwartungen der Mitarbeitenden einzugehen. Hier einige Schritte:
- Mitarbeitende schulen im Umgang mit kollaborativen Plattformen wie Microsoft Teams oder einem interaktiven Intranet.
- Sozialen Austausch fördern über Instant-Messaging-Dienste.
- Physische Interaktionen beibehalten: Ersetzen Sie persönliche Meetings nicht vollständig.
- Nachrichten differenzieren: Unterscheiden Sie zwischen klassischen Mitteilungen und Notfallmeldungen.
- Wichtige Mitteilungen planen: Bereiten Sie Newsletter oder wichtige Ankündigungen vor.
- Die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern fördern: Schaffen Sie Räume, die den Austausch begünstigen.
- Regelmäßiges Feedback geben: Diese Praxis stärkt das Engagement der Mitarbeitenden im Gesamtprojekt des Unternehmens.
- Transparent sein: Kommunizieren Sie Ziele und Ergebnisse des Unternehmens, um das Vertrauen innerhalb der Gruppe zu stärken.
Welche Technologien eignen sich für die interne Kommunikation?
Das ideale Kommunikationstool innerhalb eines Unternehmens ist die E-Mail. Sie ermöglicht einen schnellen Austausch und die Übermittlung von Informationen mit unterschiedlicher Priorität.
Obwohl man interne Kommunikation auf verschiedenen Arten schaffen kann, sollte E-Mail für Inhalte mit informativem Charakter wie Newsletter oder Monatsziele bevorzugt werden.
Wenn Sie Mitarbeitende in Echtzeit erreichen möchten, empfiehlt sich die Nutzung eines Instant-Messaging-Dienstes wie beispielsweise Microsoft Teams.
Digitale interne Kommunikation erfolgt nicht nur über Messaging-Tools, sondern auch durch die Anzeige von Informationen in allen Unternehmensbereichen, insbesondere über vernetzte Bildschirme, die die Anzeige wichtiger Informationen wie zu erreichende Ziele oder den Projektfortschritt ermöglichen.
Digital Signage ist das effektivste Mittel für die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, da es sowohl Mitarbeitende als auch Besucher erreicht, beispielsweise wenn die Anzeige im Empfangsbereich erfolgt.
Digitale Kommunikation ermöglicht eine bessere Personalisierung der Inhalte sowie eine sofortige Übermittlung von Informationen.
Digital Signage stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden Zugang zum gleichen Informationsniveau haben und erleichtert somit ihre Integration.
Wie kommuniziert man effektiv mit allen Mitarbeitenden?
Um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten, ist es sinnvoll, ein Ökosystem mit vernetzten Bildschirmen sowie einer Software zu nutzen, die alle relevanten Unternehmensinformationen bündelt.
Eine Steuerungssoftware ermöglicht den Austausch von Informationen wie Leistungskennzahlen. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden Zugang zum gleichen Informationsniveau haben, insbesondere durch Visuelles Management und Digitales Visuelles Management, damit man sich keine Fragen stellen kann.
Diese Art der Kommunikation hilft, die Anzahl langwieriger Meetings zu reduzieren und kurze tägliche oder wöchentliche Besprechungen mit relativ kurzer Dauer durchzuführen (etwa 5 Minuten täglich und 15 Minuten wöchentlich). Diese Meetings können an einem vernetzten Bildschirm wie dem E-MEETING oder an einem interaktiven Whiteboard stattfinden.
SESA SYSTEMS bietet eine Produktpalette mithilfe von Lean Prinzipien der „Industrie 5.0“ an, mit der eine digitale interne Kommunikation im hohen Maß umgesetzt werden kann.
Mehrere vernetzte Bildschirme stehen zur Verfügung, darunter der E-LEANBOARD, der die Anzeige in verschiedenen Gemeinschaftsbereichen des Unternehmens ermöglicht, sodass man das know how überall teilen kann. Weitere Bildschirme, die ebenfalls mit der Steuerungssoftware SESAHUB verbunden sind, werden zur Analyse verschiedener Kennzahlen eingesetzt. Dazu gehört das E-MEETING, das sich für tägliche oder wöchentliche Besprechungen eignet.
