Con l’evoluzione delle tecnologie, tutte le aziende investono sempre di più nella digitalizzazione dei propri processi. Questo fenomeno è noto come la 4ª rivoluzione industriale o fabbrica del futuro: un nuovo modo di organizzare i mezzi di produzione attraverso l’integrazione di nuove tecnologie nella catena del valore dell’azienda. La trasformazione digitale si basa su principi fondamentali che devono essere chiaramente definiti per essere attuata correttamente:
- Una strategia precisa, con obiettivi chiari
- Una progettazione incentrata sull’utente, personalizzata in base alle aspettative
- L’integrazione di software, piattaforme o nuove tecnologie che si inseriscono in questo approccio e consentono di armonizzarlo all’interno dell’azienda.
Quali sono le fasi del change management nella digitalizzazione?
Fase 1 – Preparazione
È importante sottolineare che il change management è un elemento chiave nel processo di digitalizzazione. Infatti, la chiave del successo risiede nella gestione dei team: mettere le persone al centro del progetto. Numerosi studi dimostrano che ogni cambiamento genera incomprensioni e incertezze tra le persone che lavorano da tempo in azienda e che avevano trovato un certo “equilibrio” nella loro quotidianità. L’obiettivo di un processo di digitalizzazione di successo è fare in modo che queste persone siano coinvolte nel progetto e che contribuiscano con il maggior numero possibile di idee, così da integrarsi pienamente in questo nuovo approccio. Senza questo coinvolgimento globale, la trasformazione digitale perde il suo significato e non raggiunge i risultati attesi.
Gli obiettivi di questa prima fase sono quindi motivare gli attori della trasformazione digitale e anticipare i rischi ad essa associati.
Fase 2 – Definizione
Questa seconda fase prevede la definizione dei risultati desiderati, così come la progettazione dell’esperienza utente attraverso le nuove tecnologie integrate. È necessario definire gli elementi della soluzione con tutti i relativi parametri, oltre a un filo conduttore per guidare l’iniziativa. Uno degli elementi principali è l’implementazione di riunioni periodiche di monitoraggio delle performance con i diversi attori coinvolti. A tal fine, è fondamentale sensibilizzare preventivamente gli stakeholder a un change management che integri la nuova strategia digitale (in termini di obiettivi, indicatori di performance e visione a lungo termine). L’obiettivo è quindi identificare i punti chiave che consentano di attuare con successo la politica di cambiamento per gli attori individuati, naturalmente in base ai loro ruoli e alle loro responsabilità.
Fase 3 – Estetica
L’estetica, o il design, è un aspetto cruciale nell’implementazione della trasformazione digitale. Durante la fase di progettazione viene definito un piano dettagliato di trasformazione digitale che include la modellazione dei dati e consente di riunire tutte le parti interessate attorno a una visione globale. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario rafforzare i ruoli del team e degli stakeholder all’interno di questo processo. L’implementazione di un piano di cambiamento con indicatori di performance misurabili consente di monitorare il deployment, basandosi sulla strategia digitale definita. Un altro elemento chiave è il piano di formazione sulla trasformazione digitale, poiché permette di comprendere correttamente l’approccio e rende gli attori autonomi nella gestione di questo cambiamento. L’obiettivo finale è quindi creare un piano d’azione strategico globale, supportato da piani d’azione tematici, realistici e misurabili nel tempo, con scadenze ben definite.
Fase 4 – Implementazione e analisi
La gestione del change management si articola in diverse fasi: prima la creazione, poi la realizzazione e infine la verifica. Queste fasi rappresentano la naturale prosecuzione dell’implementazione della trasformazione digitale. Grazie a strumenti di project management che consentono di definire piani d’azione e attività, i progressi sono facilmente misurabili. La definizione di un ambiente dedicato alla gestione dei progetti “favorisce” la collaborazione e lo scambio tra i responsabili del cambiamento, i project manager e tutti gli attori coinvolti. Le attività svolte durante queste riunioni includono:
- Suddividere le attività e distribuirle tra i diversi attori
- Fare il punto sulle attività assegnate in un ambiente di project management globale e condiviso tra i vari reparti
- Collegare la volontà di cambiamento, le sue direttive e la realtà tecnica del suo sviluppo
- Definire sessioni di lavoro regolari per validare la pertinenza dei piani d’azione definiti
- Monitorare e gestire attentamente tutte le attività derivanti dai piani d’azione.
Fase 5 – Lancio
La fase di lancio è assolutamente fondamentale: il cambiamento deve essere accompagnato dall’adozione di nuovi strumenti digitali. Se il change management è stato strettamente correlato alla trasformazione digitale, gli attori dovrebbero già disporre di tutte le risorse necessarie per portare a termine con successo questa evoluzione dei processi. Ciò implica che tutte le attività di pre-lancio siano già state implementate, che gli attori del cambiamento siano adeguatamente formati e che i processi operativi siano stati adattati per integrare i dati degli utenti e beneficiare così della centralizzazione delle informazioni grazie alla digitalizzazione. L’obiettivo è quindi organizzare la struttura nel modo più adeguato affinché la trasformazione digitale acquisti pieno significato e, soprattutto, affinché tutte le parti interessate siano protagoniste attive di questo cambiamento.
In sintesi
La trasformazione digitale rappresenta una svolta nella vita delle aziende. Nel corso degli anni si è rivelata indispensabile grazie alle infinite possibilità di evoluzione che offre e, in alcuni casi, può persino essere “la chiave della sopravvivenza”. Tuttavia, rimane un’operazione delicata che richiede un importante lavoro preliminare e una riorganizzazione dei processi; un change management efficace è infatti uno dei fattori chiave che ne determinano il successo. I piani di trasformazione devono essere molto precisi, seguiti con attenzione e controllati periodicamente per rimanere pienamente pertinenti. Un piano di trasformazione di successo si basa quindi sul coinvolgimento degli attori del cambiamento nell’utilizzo di un management visivo digitale e degli strumenti digitali implementati, al fine di creare un reale valore aggiunto grazie alla digitalizzazione.
