Scopri gli strumenti e i metodi per condurre una riunione TOP 5.
Considerate troppo lunghe, inutili o troppo formali, le riunioni non hanno sempre l’effetto desiderato. L’effetto formativo di questi scambi non è sempre presente. Per questo motivo è importante tenere conto delle opinioni e delle idee da implementare in azienda.
È necessario prepararsi per una riunione TOP 5, in particolare per definire il quadro di questi scambi, ottimizzare la disponibilità dei collaboratori in presenza e offrire contenuti di qualità.
Che cos’è una riunione TOP 5?
Il metodo TOP è una metodologia che consente di affrontare un tema durante una riunione e arrivare a una presa di decisione. “TOP” significa: Tema – Obiettivo – Piano.
Questo metodo aumenta l’efficienza del team eliminando la perdita di tempo causata da riunioni troppo lunghe senza un obiettivo chiaro.
Una riunione TOP 5 è un pilastro del miglioramento continuo all’interno di un progetto, di un team o di un’azienda. Il principio è quello di organizzare riunioni brevi con l’obiettivo di creare una dinamica di miglioramento.
Di breve durata, generalmente all’inizio della giornata, la riunione TOP 5 permette di coinvolgere tutti i partecipanti in una dinamica di successo e motivazione.
Simile a un ordine del giorno, la riunione TOP 5 è composta da cinque punti da affrontare da parte del responsabile. Basata su obiettivi e risultati, è molto importante che il responsabile e i partecipanti dispongano di un supporto visivo. La memorizzazione e l’attenzione aumentano notevolmente grazie all’uso di supporti visivi con pittogrammi chiari. L’identificazione deve essere immediata. Il management visivo è quindi fondamentale. Queste riunioni permettono di coinvolgere i partecipanti nel lavoro e negli obiettivi da raggiungere.
Organizzazione e svolgimento della riunione TOP 5:
La conduzione della riunione avviene in modo rapido ma organizzato.
L’ordine del giorno è suddiviso in cinque punti principali:
- Bilancio: Analisi delle prestazioni di un periodo definito in precedenza, sulla base del quale viene valutato ogni obiettivo. Lo scopo è individuare i progressi o i rallentamenti rispetto agli obiettivi.
- Obiettivi: Il punto precedente può confermare ulteriormente gli obiettivi stabiliti. Possono anche essere modificati, ma servono principalmente come promemoria per aumentare il coinvolgimento del gruppo.
- Piano d’azione: Con quali mezzi raggiungere ogni obiettivo? Qual è la strategia? Quali strumenti utilizzare e come operare?
- Situazione attuale: Dell’azienda, del reparto o del gruppo. Panoramica generale sull’organizzazione interna (priorità, novità, ecc.).
- Punto generale: Promemoria necessari sulle regole di sicurezza o qualità. Gestione delle domande e risposte, nonché un discorso motivazionale per l’inizio dell’attività.
I supporti della riunione devono essere visibili sul luogo di lavoro (reparto, ufficio, ecc.). Al termine della sessione, ogni partecipante può consultare i contenuti, i metodi o gli obiettivi. Si tratta di una strategia pedagogica e, in un certo senso, di una tecnica di formazione attraverso lo scambio.
La comunicazione svolge un ruolo fondamentale nell’organizzazione di queste riunioni. Nell’ambito di questi incontri di gruppo, è necessario favorire l’animazione e lo scambio, e il tempo di parola deve essere distribuito:
- 80% del tempo di parola al team: metodo che favorisce lo scambio, il coinvolgimento e le tecniche per una dinamica di miglioramento continuo.
- 20% al responsabile o facilitatore: mette in pratica lo scambio, il monitoraggio dei progetti e trova soluzioni orientate all’efficienza.
Il supporto della riunione può anche essere digitale, consentendo il monitoraggio in tempo reale degli indicatori e una dashboard che riunisca tutti gli obiettivi.
È possibile optare, ad esempio, per una soluzione visiva completamente digitale con il software SESAHUB, che raccoglie i dati in tempo reale. Gli indicatori digitali possono essere consultati in qualsiasi momento e garantiscono un monitoraggio aggiornato senza perdita di tempo nella raccolta dei dati.
Come preparare la riunione TOP 5?
La preparazione della conduzione è necessaria affinché la riunione sia breve ed efficace. Per questo è richiesto un supporto visivo. Si consiglia di disporre di un pannello o una lavagna contenente i temi affrontati in precedenza o quelli futuri.
È necessario disporre dei risultati degli indicatori precedenti e attuali e aggiornarli sulla lavagna per ottenere un impatto visivo e una comprensione immediata del gruppo.
Le domande poste il giorno precedente vengono analizzate, se necessario, e le risposte possono essere aggiunte alla lavagna.
Inoltre, tutte le informazioni, le istruzioni o i dati importanti devono essere indicati sulla lavagna o sul pannello.
È importante conoscere lo stato di avanzamento dei progetti o degli obiettivi, mettere in evidenza quelli raggiunti o non raggiunti e analizzarne le cause.
La riunione non deve essere disturbata e deve essere concisa, precisa e oggettiva.
Per prepararsi meglio…
Inoltre, per avviare la conduzione delle riunioni TOP 5, la formazione può essere utile. Anche la partecipazione alle riunioni di altri collaboratori può fungere da preparazione.
Consigliamo di farsi accompagnare da un responsabile o da un collega disponibile per ricevere un feedback e un parere sullo svolgimento della riunione.
Dopo il TOP 5:
I punti e i temi emersi durante la riunione vengono successivamente analizzati e gestiti, ad esempio attraverso la creazione di una scheda o di una proposta di regola. Se durante la sessione è stato menzionato un altro reparto, è necessario trattare i punti con le persone e i servizi interessati applicando le tecniche di lean management.
I progressi, gli eventuali blocchi o la risoluzione di questi punti verranno affrontati nel prossimo TOP 5. L’obiettivo è mantenere questa dinamica pedagogica per raggiungere ogni traguardo o ridurre la distanza per ottenerlo.
I benefici del TOP 5:
Le riunioni TOP fanno parte integrante della dinamica di miglioramento continuo e delle buone pratiche. Devono essere organizzate settimanalmente o quotidianamente. La conduzione di questi scambi favorisce l’ascolto delle prestazioni aziendali e dei collaboratori, nonché l’applicazione degli strumenti e delle tecniche trattate.
L’obiettivo principale di questi scambi è facilitare lo sviluppo, l’efficienza e le pratiche aziendali. Inoltre, possono individuare esigenze di formazione, cambiamenti nei metodi di lavoro o l’eliminazione del MUDA quando viene rilevato. La comunicazione e l’ascolto sono essenziali per il buon funzionamento dell’azienda e per ridurre le distanze interne.
Per concludere
Queste riunioni consentono di monitorare e realizzare progetti o strategie aziendali. Sono un ottimo punto di partenza per aumentare l’efficienza e posizionarsi nel miglioramento continuo. Analizzando le situazioni incontrate, si definisce un piano d’azione e si valuta l’avanzamento di ogni progetto per ottimizzare i processi.
