Como conduzir uma reunião TOP 5?

Descubra as ferramentas e os métodos para conduzir uma reunião TOP 5.

Consideradas demasiado longas, inúteis ou demasiado formais, as reuniões nem sempre produzem o efeito desejado. O efeito formativo destas trocas nem sempre está presente. Por isso, é importante ter em conta opiniões e ideias a implementar na empresa.

É necessário preparar uma reunião TOP 5, nomeadamente para delimitar o enquadramento destas trocas, otimizar a disponibilidade dos colaboradores presencialmente e oferecer conteúdos de qualidade.

O que é uma reunião TOP 5?

O método TOP é uma metodologia que permite abordar um tema numa reunião e chegar a uma tomada de decisão. “TOP” significa: Tema – Objetivo – Plano.

Este método aumenta a eficiência da equipa ao eliminar a perda de tempo causada por reuniões demasiado longas sem um objetivo claro.

Uma reunião TOP 5 é um pilar da melhoria contínua no seio de um projeto, de uma equipa ou de uma empresa. O princípio é realizar reuniões curtas com o objetivo de criar uma dinâmica de melhoria.

Sendo de curta duração, geralmente no início do dia, a reunião TOP 5 permite envolver todos os participantes numa dinâmica de sucesso e motivação.

Semelhante a uma ordem de trabalhos, a reunião TOP 5 é composta por cinco pontos a abordar pelo gestor. Com base nos objetivos e resultados, é muito importante que o gestor e os participantes disponham de um suporte visual. A memorização e a atenção são significativamente reforçadas através da utilização de suportes visuais com pictogramas claros. A identificação deve ser imediata. A gestão visual é, por isso, fundamental. Estas reuniões permitem envolver os participantes no seu trabalho e nos objetivos a atingir.

Organização e desenvolvimento da reunião TOP 5:

A condução da reunião é feita de forma rápida, mas organizada.

A ordem de trabalhos é dividida em cinco pontos principais:

• Balanço: Análise do desempenho de um período previamente definido, no qual cada objetivo é avaliado. O objetivo é identificar progressos ou atrasos em relação às metas.
• Objetivos: O ponto anterior pode confirmar ainda mais os objetivos estabelecidos. Podem também ser ajustados, mas servem principalmente como lembrete para aumentar o envolvimento do grupo.
• Plano de ação: Com que meios atingir cada objetivo? Qual é a estratégia? Que ferramentas utilizar e como atuar?
• Situação atual: Da empresa, da oficina ou do grupo. Visão geral da organização interna (prioridades, novidades, etc.).
• Ponto geral: Lembretes necessários sobre regras de segurança ou qualidade. Acompanhamento de perguntas e respostas, bem como um discurso motivador para o início da atividade.

Os suportes da reunião devem ser visíveis no local de trabalho (oficina, departamento, etc.). No final da sessão, cada participante pode consultar os conteúdos, métodos ou objetivos. Trata-se de uma estratégia pedagógica e, de certa forma, de uma técnica de formação através da troca.

A comunicação desempenha um papel fundamental na implementação destas reuniões. No contexto destes encontros de grupo, deve ser promovida a animação e a troca, e o tempo de palavra deve ser repartido:

• 80% do tempo de palavra para a equipa: método que favorece a troca, o envolvimento e as técnicas para uma dinâmica de melhoria contínua.
• 20% para o gestor ou facilitador: coloca em prática a troca, o acompanhamento dos projetos e encontra soluções orientadas para a eficiência.

O suporte da reunião também pode ser digital, permitindo o acompanhamento em tempo real dos indicadores e um painel de controlo que reúna todos os objetivos.

Pode optar, por exemplo, por uma solução visual totalmente digital com o software SESAHUB, que recolhe dados em tempo real. Os indicadores digitais podem ser consultados a qualquer momento e garantem um acompanhamento atualizado sem perda de tempo com a introdução de dados.

Como preparar a reunião TOP 5?

A preparação da condução é necessária para que a reunião seja curta e eficaz. Para isso, é necessário um suporte visual. Recomenda-se a utilização de um painel ou quadro contendo os temas abordados anteriormente ou os que estão por vir.

É necessário dispor dos resultados dos indicadores anteriores e atuais e atualizá-los no quadro para obter um impacto visual e uma compreensão imediata do grupo.

As questões colocadas no dia anterior são analisadas, se necessário, e as respostas podem ser adicionadas ao quadro.

Além disso, todas as informações, instruções ou dados importantes devem ser indicados no quadro ou painel.

É importante conhecer o estado de avanço dos projetos ou objetivos, destacar os que foram alcançados ou não atingidos e analisar as respetivas causas.

A reunião não deve ser perturbada e deve ser concisa, precisa e objetiva.

Para melhor se preparar…

Além disso, para iniciar a condução das reuniões TOP 5, a formação pode ser benéfica. A participação nas reuniões de outros colaboradores também pode servir como preparação.

Recomendamos ser acompanhado por um gestor superior ou por um colega disponível, de forma a obter feedback e uma opinião sobre o decorrer da reunião.

Após o TOP 5:

Os pontos e temas abordados durante a reunião são posteriormente analisados e tratados, por exemplo, através da criação de uma ficha ou de uma proposta de regra. Se, durante a sessão, outro departamento foi mencionado, é necessário tratar os pontos com as pessoas e serviços envolvidos, aplicando técnicas de gestão lean.

O progresso, os bloqueios ou a resolução destes pontos serão abordados na próxima reunião TOP 5. O objetivo é manter esta dinâmica pedagógica para atingir cada meta ou reduzir a distância até a alcançar.

Os benefícios do TOP 5:

As reuniões TOP fazem parte integrante da dinâmica de melhoria contínua e das boas práticas. Devem ser organizadas semanalmente ou diariamente. A condução destas trocas promove a escuta do desempenho da empresa e dos colaboradores, bem como a aplicação das ferramentas e técnicas abordadas.

O principal objetivo destas trocas é facilitar o desenvolvimento, a eficiência e as práticas empresariais. Além disso, podem identificar necessidades de formação, mudanças nos métodos de trabalho ou a eliminação de MUDA quando detetados. A comunicação e a escuta são essenciais para o bom funcionamento da empresa e para reduzir as distâncias internas.

Para concluir

Estas reuniões permitem acompanhar e concretizar projetos ou estratégias empresariais. São um excelente ponto de partida para aumentar a eficiência e posicionar-se na melhoria contínua. Ao abordar as situações encontradas, é definido um plano de ação e é analisado o progresso de cada projeto para otimizar os processos.