Z razvojem tehnologij vsa podjetja vse bolj vlagajo v digitalizacijo svojih procesov. To imenujemo 4. industrijska revolucija ali tovarna prihodnosti: nov način organizacije proizvodnih sredstev z vključevanjem novih tehnologij v vrednostno verigo podjetja. Digitalna preobrazba temelji na ključnih temeljih, ki jih je treba jasno opredeliti, da jo lahko uspešno izvedemo:
- Natančna strategija z jasno določenimi cilji
- Na uporabnika usmerjena zasnova, prilagojena njegovim pričakovanjem
- Integracija programske opreme, platform ali novih tehnologij, ki so del tega pristopa in omogočajo njegovo uskladitev znotraj podjetja.
Kateri so koraki upravljanja sprememb pri digitalizaciji?
Korak 1 – Priprava
Poudariti je treba, da je upravljanje sprememb ključen element v procesu digitalizacije. Ključ do uspeha namreč leži v vodenju ekip: postaviti človeka v središče projekta. Številne študije kažejo, da vsaka sprememba povzroča nerazumevanje in negotovost pri zaposlenih, ki so v podjetju že dlje časa in so v svojem vsakdanu našli določen »ravnotežni« položaj. Namen uspešnega procesa digitalizacije je zagotoviti, da so ti posamezniki vključeni v projekt in da prispevajo čim več idej, da se lahko v celoti vključijo v ta novi pristop. Brez te splošne vključenosti digitalna preobrazba izgubi svoj smisel in ne doseže pričakovanih rezultatov.
Cilji te prve faze so torej motivirati deležnike digitalne preobrazbe in hkrati predvideti s tem povezana tveganja.
Korak 2 – Opredelitev
Druga faza vključuje opredelitev želenih rezultatov ter zasnovo uporabniške izkušnje z uporabo novo integriranih tehnologij. Določiti je treba elemente rešitve z vsemi parametri ter rdečo nit za usmerjanje celotnega procesa. Eden ključnih elementov je uvedba rednih sestankov za spremljanje uspešnosti z različnimi deležniki. Pred tem je treba udeležence ozavestiti o upravljanju sprememb, ki vključuje novo digitalno strategijo (v smislu ciljev, kazalnikov uspešnosti in dolgoročne vizije). Cilj je prepoznati ključne točke, ki bodo omogočile uspešno izvajanje politike sprememb za opredeljene deležnike, seveda glede na njihove vloge in odgovornosti.
Korak 3 – Estetika
Estetika oziroma oblikovanje ima ključno vlogo pri uvajanju digitalne preobrazbe. V fazi načrtovanja se opredeli natančen načrt digitalne preobrazbe, ki vključuje modeliranje podatkov in omogoča skupno, celostno vizijo vseh deležnikov. Za to je treba okrepiti vloge ekipe in deležnikov v tem procesu. Uvedba načrta sprememb z merljivimi kazalniki uspešnosti omogoča spremljanje uvajanja, ki temelji na opredeljeni digitalni strategiji. Drug ključni element je izobraževalni načrt za digitalno preobrazbo, saj omogoča pravilno razumevanje pristopa in deležnikom zagotavlja avtonomijo pri vodenju teh sprememb. Končni cilj je oblikovati celovit strateški akcijski načrt, podprt s tematskimi akcijskimi načrti, ki so realni, časovno merljivi in imajo jasno določene roke.
Korak 4 – Uvajanje in analiza
Upravljanje sprememb poteka v več fazah: najprej zasnova, nato izvedba in na koncu preverjanje. Te faze so logično nadaljevanje uvajanja digitalne preobrazbe. Z orodji za vodenje projektov, ki omogočajo opredelitev akcijskih načrtov in nalog, je napredek enostavno merljiv. Opredelitev namenskega okolja za vodenje projektov »spodbuja« sodelovanje in izmenjavo med vodji sprememb, vodji projektov in vsemi vpletenimi deležniki. Dejavnosti na teh sestankih vključujejo:
- Razčlenitev nalog in njihovo razporeditev med različne deležnike
- Pregled dodeljenih nalog v skupnem, medoddelčnem okolju za vodenje projektov
- Povezovanje želje po spremembi, njenih usmeritev in tehnične realnosti izvedbe
- Opredelitev rednih delovnih srečanj za potrjevanje ustreznosti določenih akcijskih načrtov
- Natančno spremljanje in obravnavanje vseh nalog, ki izhajajo iz akcijskih načrtov.
Korak 5 – Zagon
Faza zagona je izjemno pomembna: spremembo je treba izvesti z uvedbo novih digitalnih orodij. Če je bilo upravljanje sprememb tesno povezano z digitalno preobrazbo, imajo deležniki že na voljo vsa potrebna sredstva za uspešno izvedbo te evolucije procesov. To pomeni, da so vse predzagonske aktivnosti že izvedene, deležniki sprememb ustrezno usposobljeni in operativni procesi prilagojeni za vključevanje uporabniških podatkov ter izkoriščanje centralizacije informacij, ki jo omogoča digitalizacija. Cilj je torej organizirati strukturo na najustreznejši način, da digitalna preobrazba dobi svoj pravi pomen in da so vsi deležniki aktivni soustvarjalci te spremembe.
Povzetek
Digitalna preobrazba predstavlja prelomnico v življenju podjetij. Skozi leta se je izkazala kot nujna zaradi skoraj neomejenih možnosti razvoja, ki jih ponuja, v nekaterih primerih pa je lahko celo »ključ do preživetja«. Kljub temu gre za občutljiv proces, ki zahteva obsežno pripravljalno delo in prestrukturiranje procesov; učinkovito upravljanje sprememb je prav tako eden ključnih dejavnikov uspeha. Načrti preobrazbe morajo biti zelo natančni, skrbno spremljani in redno preverjani, da ostanejo popolnoma relevantni. Uspešen načrt preobrazbe tako temelji na vključevanju deležnikov sprememb pri uporabi digitalnega vizualnega managementa ter uvedenih digitalnih orodij za ustvarjanje resnične dodane vrednosti z digitalizacijo.
