Odkrijte orodja in metode za vodenje srečanja TOP 5.
Sestanki, ki so pogosto ocenjeni kot predolgi, nepotrebni ali preveč formalni, ne dosežejo vedno želenega učinka. Izobraževalni učinek teh izmenjav ni vedno prisoten. Zato je pomembno upoštevati mnenja in ideje, ki jih je mogoče uvesti v podjetju.
Na srečanje TOP 5 se je treba pripraviti, zlasti za opredelitev okvira teh izmenjav, optimizacijo razpoložljivosti sodelavcev v živo in zagotavljanje kakovostne vsebine.
Kaj je srečanje TOP 5?
Metoda TOP je metodologija, ki omogoča obravnavo teme na sestanku in sprejemanje odločitev. »TOP« pomeni: Tema – Cilj – Načrt.
Ta metoda povečuje učinkovitost ekipe z odpravljanjem izgube časa zaradi predolgih sestankov brez jasnega cilja.
Srečanje TOP 5 je steber nenehnega izboljševanja v okviru projekta, ekipe ali podjetja. Načelo je organizacija kratkih sestankov z namenom ustvarjanja dinamike izboljšav.
Kratko srečanje, običajno na začetku dneva, omogoča, da srečanje TOP 5 vključi vse udeležence v dinamiko uspeha in motivacije.
Podobno kot dnevni red je srečanje TOP 5 sestavljeno iz petih točk, ki jih obravnava vodja. Na podlagi ciljev in rezultatov je zelo pomembno, da imajo vodja in udeleženci vizualno podporo. Pomnjenje in pozornost se bistveno povečata z uporabo vizualnih pripomočkov z jasnimi piktogrami. Prepoznavanje mora biti takojšnje. Vizualno upravljanje je zato ključnega pomena. Ta srečanja omogočajo večjo vključenost udeležencev v delo in doseganje ciljev.
Organizacija in potek srečanja TOP 5:
Vodenje srečanja poteka hitro, vendar organizirano.
Dnevni red je razdeljen na pet glavnih točk:
- Pregled: Analiza uspešnosti v predhodno določenem obdobju, na podlagi katere se ocenjuje vsak cilj. Namen je ugotoviti napredek ali zaostanek glede na cilje.
- Cilji: Prejšnja točka lahko dodatno potrdi zastavljene cilje. Lahko se tudi prilagodijo, vendar predvsem služijo kot opomnik za povečanje vključenosti skupine.
- Akcijski načrt: S katerimi sredstvi doseči vsak cilj? Kakšna je strategija? Katera orodja uporabiti in kako ukrepati?
- Trenutno stanje: Podjetja, delavnice ali skupine. Splošni pregled notranje organizacije (prednostne naloge, novosti itd.).
- Splošna točka: Potrebni opomniki glede varnostnih ali kakovostnih pravil. Obravnava vprašanj in odgovorov ter motivacijski nagovor za začetek dela.
Gradiva za srečanje morajo biti vidna na delovnem mestu (delavnica, oddelek itd.). Ob koncu seje lahko vsak udeleženec pregleda vsebine, metode ali cilje. To je pedagoška strategija in v določenem smislu tehnika učenja skozi izmenjavo.
Komunikacija ima zelo pomembno vlogo pri izvajanju teh srečanj. V okviru teh skupinskih srečanj je treba spodbujati izmenjavo in razpravo, čas govora pa mora biti razdeljen:
- 80 % časa govora za ekipo: metoda, ki spodbuja izmenjavo, vključenost in tehnike za nenehno izboljševanje.
- 20 % za vodjo ali moderatorja: uresničuje izmenjavo, spremlja projekte in išče rešitve za večjo učinkovitost.
Podpora srečanju je lahko tudi digitalna, kar omogoča spremljanje kazalnikov v realnem času in nadzorno ploščo z vsemi cilji.
Lahko se na primer odločite za popolnoma digitalno vizualno rešitev s programsko opremo SESAHUB, ki zbira podatke v realnem času. Digitalne kazalnike je mogoče kadarkoli pregledati in zagotavljajo posodobljeno spremljanje brez izgube časa pri vnosu podatkov.
Kako pripraviti srečanje TOP 5?
Priprava vodenja je potrebna, da je srečanje kratko in učinkovito. Za to je potrebna vizualna podpora. Priporočljivo je imeti tablo ali pano s prejšnjimi ali prihodnjimi temami.
Potrebno je imeti rezultate prejšnjih in trenutnih kazalnikov ter jih posodobiti na tabli za vizualni učinek in takojšnje razumevanje skupine.
Vprašanja, zastavljena prejšnji dan, se po potrebi analizirajo, odgovori pa se lahko dodajo na tablo.
Poleg tega je treba na tablo ali pano zapisati vse pomembne informacije, navodila in podatke.
Pomembno je poznati stanje napredka projektov ali ciljev, izpostaviti dosežene ali nedosežene cilje ter analizirati razloge.
Srečanje ne sme biti moteno in mora biti jedrnato, natančno in stvarno.
Za boljšo pripravo…
Poleg tega je lahko za začetek vodenja srečanj TOP 5 koristno usposabljanje. Tudi sodelovanje na srečanjih drugih sodelavcev lahko služi kot priprava.
Priporočamo, da vas spremlja nadrejeni ali razpoložljiv sodelavec, da pridobite povratne informacije in mnenje o poteku srečanja.
Po TOP 5:
Točke in teme, obravnavane na srečanju, se nato analizirajo in obdelajo, na primer z oblikovanjem obrazca ali predloga pravila. Če je bil med sejo omenjen drug oddelek, je treba teme obravnavati z vpletenimi osebami in službami ob uporabi tehnik vitkega upravljanja.
Napredek, ovire ali rešitve teh točk bodo obravnavani na naslednjem srečanju TOP 5. Cilj je ohraniti to učno dinamiko, da se doseže vsak cilj ali zmanjša razdalja do njega.
Prednosti TOP 5:
Srečanja TOP so sestavni del dinamike nenehnega izboljševanja in dobrih praks. Organizirati jih je treba tedensko ali dnevno. Vodenje teh izmenjav spodbuja poslušanje glede uspešnosti podjetja in zaposlenih ter uporabo obravnavanih orodij in tehnik.
Glavni cilj teh izmenjav je olajšati razvoj, učinkovitost in poslovne prakse. Poleg tega lahko razkrijejo potrebe po usposabljanju, spremembe delovnih metod ali odpravo MUDA, kadar je ta zaznana. Komunikacija in poslušanje sta ključnega pomena za dobro delovanje podjetja in zmanjševanje notranjih razdalj.
Za zaključek
Ta srečanja omogočajo spremljanje in uresničevanje projektov ali poslovnih strategij. So odlično izhodišče za povečanje učinkovitosti in uveljavljanje nenehnega izboljševanja. Pri obravnavi situacij se določi akcijski načrt in analizira napredek vsakega projekta za optimizacijo procesov.
