Delovno okolje je lahko odločilen dejavnik pri produktivnosti zaposlenih in njihovi vsakodnevni motivaciji. Delovni prostori so mesta, kjer preživimo večino svojega časa in dni. Zato je pomembno analizirati okolje, dobro počutje, razporeditev, delovna mesta in opremo zaposlenih. Ustvarjanje prijetne organizacijske kulture, ki spodbuja produktivnost, je prava priložnost za vse deležnike v podjetju.
Dajte prednost organizaciji dela s pohištvom
Najprej je treba analizirati in poenostaviti administrativno organizacijo, da bi standardizirali in prednostno razvrstili naloge na vseh ravneh. Številne tehnike in procesi omogočajo takšne izboljšave, kot je metodologija 5S. Lean Office je način razmišljanja – zajema organizacijo dela, razporeditev pisarn in prostorov, ergonomijo in še veliko več!
Dokazano je, da je lažje biti učinkovit in ustvarjalen v dobro organiziranem okolju kot v neurejenem prostoru. Ne glede na to, ali delate od doma ali v pisarni, sta pospravljanje in razvrščanje ključna za dobro osebno organizacijo ali organizacijo oddelka. Manj časa porabite za iskanje pravega dokumenta ali orodja, zato lahko hitreje začnete z delom. Poenostavitev administrativnih nalog, zmanjševanje izgub, vključno z izgubo časa, ter boljša organizacija so nujne sestavine za pravilno delovanje podjetja. Dovolj je vzpostaviti skupni proces, ki postane del kulture podjetja.
Ergonomija in dobro počutje na prvem mestu!
Optimizacija mora vključevati tudi ergonomijo s pomočjo pisarniškega pohištva. To je nujno za dobro počutje vseh zaposlenih in za večjo produktivnost. Prav tako zmanjšuje nezgode pri delu, bolezni in/ali bolečine (mišično-skeletne motnje).
Ta naložba lahko neposredno vpliva na večjo prisotnost na delovnem mestu, optimizacijo dela ter tudi na zmanjšanje fluktuacije zaposlenih. Treba je opredeliti drže in potrebno opremo za vsakega zaposlenega, ekipo itd. Ergonomijo je mogoče zagotoviti z nastavljivimi sedeži ter nosilci zaslonov, prilagojenimi ustrezni razdalji med očmi in zaslonom. Ne smemo pozabiti na vključevanje tehnologij v ergonomski proces. Vse več podjetij se odloča tudi za višinsko nastavljive delovne postaje, saj nismo ustvarjeni za sedenje 6 do 10 ur na dan. Električna pisalna miza je na primer popolnoma prilagojena ergonomskemu pristopu. Ta dinamika je del Lean Office, ki podpira dobro počutje, zdravje in inovacije v delovnih pogojih vsakega posameznika glede na njegove specifične potrebe.
Zakaj prostor za kreativnost?
Prostor za kreativnost je pomemben za spodbujanje notranjih inovacij. Spodbuja možgansko nevihto, ustvarjalno dinamiko znotraj ekipe ali oddelka. Ta skupni prostor zaposlenim omogoča razvijanje novih idej, spodbuja razpravo in inoviranje. Lokacija, velikost in razporeditev prostora so dejavniki, ki vplivajo na učinkovitost in produktivnost.
V vsakem delovnem mestu je ustvarjalno razmišljanje potrebno. Čeprav ni nujno, da so vsi poklici izrazito kreativni, ustvarjalna spodbuda omogoča večjo prilagodljivost in vsestranskost. Ko se pojavi težava ali ko iščemo nenehne izboljšave, nam kreativnost pomaga hitreje ali bolj inovativno najti rešitve.
Prostor, namenjen ustvarjanju, ni nujno ločena soba ali posebej določen »kreativni prostor«. Je popolnoma prilagodljiv in modularen. Odprte pisarne in delovni prostori se lahko uredijo neposredno, ne da bi motili posameznike. Zasnova naravno vključuje ustvarjalni proces v oddelke in kulturo podjetja. Še bolj motivirajoče je imeti novo, sodobno ureditev pisarne ter nova »lean« orodja, ki poenostavljajo organizacijo dela.
Poleg tega imajo lahko odprti prostori tudi določene omejitve. Urejanje prostora ter poživitev delovnih mest, pisarn in oddelkov lahko resnično izboljša delovno okolje za vse.
Kreativni prostor je prostor deljenja in učenja
Za spodbujanje izmenjave in udobja je pomembno, da je pohištvo dinamično in modularno ter da vključuje digitalne rešitve za boljše sodelovalno delo. Prostor za kreativnost prinaša inovacije, pobude in kolektivno inteligenco.
Delovni prostori so tudi odraz organizacijske kulture. Če so razporeditev in prostori zasnovani za dobro počutje zaposlenih, je to takoj opazno. Med srečanjem s stranko, dobaviteljem ali kandidatom za zaposlitev ima okolje pomembno vlogo. Sogovorniku lahko pokaže sposobnost podjetja za prenovo in inoviranje. Prostori lahko predstavljajo inovativne delovne ali vodstvene metodologije. Kandidat si lahko lažje predstavlja delo v podjetju, partner ali stranka pa pridobi zaupanje in prepozna, da se vrednote podjetja dejansko uresničujejo in delijo.
6 značilnosti za vzpostavitev kreativnega prostora
- Gibanje: Ustvarite prostor, ki je prilagodljiv in se lahko prilagodi različnim vrstam izmenjav in postavitev. Za možgansko nevihto je primerna postavitev ekipe okoli mize ali table. Prostor mora biti modularen za vsako vrsto uporabe.
- Oblikovanje: Barve vplivajo na našo kreativnost – to je dobro znano! Enako velja za oblike in razporeditev prostora; občutek udobja spodbuja večjo ustvarjalnost. Sposobnost razmišljanja in ustvarjanja je tesno povezana z oblikovanjem, ki vpliva na delovne procese.
- Osvetlitev: Osvetlitev prilagodite okolju in poskrbite, da ne bo preveč agresivna za oči.
- Raven hrupa: Kreativni prostor je prostor izmenjave; namestitev akustičnih panelov omogoča vključitev prostora v delovno okolje brez motenj zaradi okoliškega hrupa. Kreativni prostor se lahko uporablja ekipno ali individualno. Lahko ga razumemo kot mini delavnice, kjer ga vsak posameznik uporablja na svoj način za izboljšanje ustvarjalnosti, razmišljanja in koncentracije. To omogoča razvoj idej in večjo produktivnost. Zato je treba spoštovati vsak »delovni kotiček«, bodisi skupinski bodisi individualni.
- Ergonomija: Ključna za dobro počutje vseh in omogoča dinamične položaje, ki spodbujajo ali aktivirajo produktivnost. Omogoča vključitev dinamičnega procesa za vsakega posameznika. Ergonomske potrebe se razlikujejo glede na delovna mesta, pisarne, sodelavce, prostore in lokacije, zato je treba analizirati vse prostore in njihovo uporabo.
- Tehnologija: Digitalna orodja so sestavni del kreativnih prostorov – nujna so za razmišljanje, deljenje in izmenjavo med zaposlenimi, zato jih ne smemo zanemariti! Za možgansko nevihto ali medoddelčne sestanke je koristno uporabiti tehnološki medij, kot je digitalna tabla, ki spodbuja komunikacijo in sodelovanje. Tabla je lahko tudi fizična, vendar so možnosti delovanja v primerjavi s tehnološkim orodjem bolj omejene.
Vse te točke so bistvena merila za ustvarjanje spodbudnega in dinamičnega okolja v podjetju.
