Met de evolutie van technologieën investeren alle bedrijven steeds meer in de digitalisering van hun processen. Dit staat bekend als de 4e industriële revolutie of de fabriek van de toekomst: een nieuwe manier om productiemiddelen te organiseren door de integratie van nieuwe technologieën in de waardeketen van het bedrijf. Digitale transformatie is gebaseerd op fundamentele principes die duidelijk moeten worden gedefinieerd om deze succesvol te realiseren:
- Een duidelijke strategie met heldere doelstellingen
- Een gebruikersgericht ontwerp, afgestemd op de verwachtingen van de gebruiker
- De integratie van software, platformen of nieuwe technologieën die deel uitmaken van deze aanpak en zorgen voor harmonisatie binnen de organisatie.
Wat zijn de stappen van change management bij digitalisering?
Stap 1 – Voorbereiding
Het is belangrijk om te benadrukken dat change management een cruciale factor is binnen het digitaliseringsproces. De sleutel tot succes ligt namelijk in het managen van teams: de mens centraal stellen in het project. Talrijke studies tonen aan dat elke verandering leidt tot onbegrip en onzekerheid bij medewerkers die al langere tijd binnen de organisatie werken en een bepaald “evenwicht” in hun dagelijkse werkzaamheden hebben gevonden. Het doel van een succesvol digitaliseringsproces is ervoor te zorgen dat zij betrokken worden bij het project en zoveel mogelijk ideeën aandragen om zich volledig te kunnen integreren in deze nieuwe aanpak. Zonder deze brede betrokkenheid verliest de digitale transformatie haar betekenis en worden de beoogde resultaten niet bereikt.
De doelstellingen van deze eerste fase zijn dan ook het motiveren van de actoren van de digitale transformatie en het anticiperen op de bijbehorende risico’s.
Stap 2 – Definitie
Deze tweede fase omvat het definiëren van de gewenste resultaten, evenals het ontwerpen van de gebruikerservaring via de nieuw geïntegreerde technologieën. De elementen van de oplossing moeten worden vastgesteld met alle bijbehorende parameters, evenals een leidraad om het traject te sturen. Een van de belangrijkste onderdelen is het opzetten van regelmatige prestatieoverleggen met de verschillende betrokkenen. Hiervoor is het noodzakelijk om de actoren vooraf bewust te maken van een change management-aanpak die de nieuwe digitale strategie integreert (in termen van doelstellingen, prestatie-indicatoren en langetermijnvisie). Het doel is om de belangrijkste aandachtspunten te identificeren die een succesvolle uitvoering van het veranderbeleid voor de geïdentificeerde actoren mogelijk maken, uiteraard afgestemd op hun rollen en verantwoordelijkheden.
Stap 3 – Esthetiek
Esthetiek, of design, is een cruciaal aspect bij de implementatie van digitale transformatie. Tijdens de ontwerpfase wordt een gedetailleerd digitaal transformatieplan opgesteld dat onder meer datamodellering omvat en alle stakeholders samenbrengt rond een overkoepelende visie. Om dit te realiseren is het noodzakelijk om de rollen van het team en de stakeholders binnen dit proces te versterken. Het invoeren van een veranderplan met meetbare prestatie-indicatoren maakt het mogelijk om de uitrol te volgen, gebaseerd op de vastgestelde digitale strategie. Een ander essentieel element is het opleidingsplan voor digitale transformatie, omdat dit zorgt voor een goed begrip van de aanpak en de actoren autonoom maakt in het aansturen van deze verandering. Het uiteindelijke doel is het opstellen van een globaal strategisch actieplan, ondersteund door thematische actieplannen die realistisch zijn, meetbaar in de tijd en voorzien van duidelijk vastgestelde deadlines.
Stap 4 – Implementatie en analyse
Het beheren van change management bestaat uit verschillende stappen: eerst de creatie, daarna de uitvoering en tot slot de verificatie. Deze stappen vormen het logische vervolg op de implementatie van digitale transformatie. Met projectmanagementtools die het mogelijk maken om actieplannen en taken te definiëren, zijn voortgang en resultaten eenvoudig meetbaar. Het definiëren van een exclusieve projectmanagementomgeving “stimuleert” samenwerking en communicatie tussen change managers, projectleiders en alle betrokken actoren. De activiteiten tijdens deze bijeenkomsten zijn onder andere:
- Taken structureren en verdelen onder de verschillende actoren
- Een stand van zaken opmaken van de toegewezen taken binnen een globale projectmanagementomgeving die door verschillende afdelingen wordt gedeeld
- De link leggen tussen de veranderambitie, de richtlijnen ervan en de technische realiteit van de uitvoering
- Regelmatige werksessies definiëren om de relevantie van de vastgestelde actieplannen te valideren
- Alle taken die voortvloeien uit de actieplannen nauwgezet opvolgen en beheren.
Stap 5 – Lancering
De lanceringsfase is van essentieel belang: verandering moet worden begeleid door de adoptie van nieuwe digitale tools. Wanneer change management nauw is afgestemd op digitale transformatie, beschikken de actoren reeds over alle benodigde middelen om deze procesontwikkeling succesvol door te voeren. Dit houdt in dat alle pre-lanceringsactiviteiten reeds zijn geïmplementeerd, de betrokken actoren correct zijn opgeleid en de operationele processen zijn aangepast om gebruikersdata te integreren en zo te profiteren van gecentraliseerde informatie dankzij digitalisering. Het doel is dan ook om de organisatie zo optimaal mogelijk in te richten, zodat digitale transformatie haar volle betekenis krijgt en vooral alle stakeholders actieve deelnemers worden aan deze verandering.
Samenvatting
Digitale transformatie vormt een keerpunt in het leven van organisaties. Door de jaren heen is zij onmisbaar geworden dankzij de vrijwel onbeperkte ontwikkelingsmogelijkheden die zij biedt en kan zij in bepaalde gevallen zelfs “de sleutel tot overleving” zijn. Desondanks blijft het een delicate operatie die veel voorbereidend werk en herstructurering van processen vereist; effectief change management is eveneens een van de sleutelfactoren voor succes. Transformatieplannen moeten zeer nauwkeurig zijn, zorgvuldig worden opgevolgd en periodiek worden geëvalueerd om volledig relevant te blijven. Een succesvol transformatieplan is dan ook gebaseerd op de betrokkenheid van change-actoren bij het gebruik van digitaal visueel management en de ingevoerde digitale tools, om zo echte toegevoegde waarde te creëren dankzij digitalisering.
