Ontdek de tools en methoden om een TOP 5-vergadering te leiden.
Vergaderingen worden vaak als te lang, onnodig of te formeel beschouwd en hebben niet altijd het gewenste effect. Het leerzame effect van deze uitwisselingen is niet altijd aanwezig. Daarom is het belangrijk om rekening te houden met meningen en ideeën die binnen het bedrijf kunnen worden toegepast.
Het is noodzakelijk om u voor te bereiden op een TOP 5-vergadering, met name om het kader van deze uitwisselingen af te bakenen, de beschikbaarheid van medewerkers ter plaatse te optimaliseren en kwalitatieve inhoud aan te bieden.
Wat is een TOP 5-vergadering?
De TOP-methode is een methode waarmee een onderwerp tijdens een vergadering kan worden behandeld en tot een besluit kan worden gekomen. “TOP” staat voor: Thema – Doel – Plan.
Deze methode verhoogt de efficiëntie van het team door tijdverlies door te lange vergaderingen zonder duidelijk doel te vermijden.
Een TOP 5-vergadering is een pijler van continue verbetering binnen een project, een team of een organisatie. Het principe is het organiseren van korte vergaderingen met als doel een verbeteringsdynamiek te creëren.
Als korte bijeenkomst, meestal aan het begin van de dag, maakt de TOP 5-vergadering het mogelijk om alle deelnemers te betrekken bij een dynamiek van succes en motivatie.
Vergelijkbaar met een agenda bestaat de TOP 5-vergadering uit vijf punten die door de manager worden behandeld. Op basis van doelstellingen en resultaten is het zeer belangrijk dat de manager en de deelnemers beschikken over visuele ondersteuning. Het geheugen en de aandacht worden aanzienlijk versterkt door het gebruik van visuele hulpmiddelen met duidelijke pictogrammen. De identificatie moet onmiddellijk plaatsvinden. Visueel management is daarom essentieel. Deze vergaderingen zorgen ervoor dat deelnemers betrokken raken bij hun werk en doelstellingen.
Organisatie en verloop van de TOP 5-vergadering:
De leiding van de vergadering gebeurt snel maar gestructureerd.
De agenda is verdeeld in vijf hoofdpunten:
- Evaluatie: Analyse van de prestaties van een vooraf vastgestelde periode, waarop elk doel wordt gemeten. Dit heeft als doel de vooruitgang of vertraging ten opzichte van de doelstellingen vast te stellen.
- Doelstellingen: Het vorige punt kan de vastgestelde doelen verder bevestigen. Ze kunnen ook worden aangepast, maar dienen vooral als herinnering om de betrokkenheid van de groep te vergroten.
- Actieplan: Met welke middelen worden de doelstellingen bereikt? Wat is de strategie? Welke hulpmiddelen worden gebruikt en hoe wordt er gehandeld?
- Huidige situatie: Van het bedrijf, de werkplaats of de groep. Overzicht van de interne organisatie (prioriteiten, nieuwigheden, enz.).
- Algemeen punt: Noodzakelijke herinneringen over veiligheids- of kwaliteitsregels. Behandeling van vragen en antwoorden en een motiverende toespraak bij de start van de activiteit.
De vergaderondersteuning moet zichtbaar zijn op de werkplek (werkplaats, afdeling, enz.). Aan het einde van de sessie kan elke deelnemer de inhoud, methoden of doelstellingen raadplegen. Dit is een pedagogische strategie en in zekere zin een vorm van leren door uitwisseling.
Communicatie speelt een zeer belangrijke rol bij de organisatie van deze vergaderingen. Binnen deze groepsbijeenkomsten moet uitwisseling worden gestimuleerd en moet de spreektijd worden verdeeld:
- 80% spreektijd voor het team: methode die uitwisseling, betrokkenheid en technieken voor continue verbetering bevordert.
- 20% voor de manager of facilitator: brengt uitwisseling in praktijk, volgt projecten op en vindt oplossingen die gericht zijn op efficiëntie.
De ondersteuning van de vergadering kan ook digitaal zijn, waardoor indicatoren in realtime kunnen worden gevolgd en een dashboard met alle doelstellingen beschikbaar is.
U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een volledig digitale visuele oplossing met de software SESAHUB, die gegevens in realtime verzamelt. De digitale indicatoren kunnen op elk moment worden geraadpleegd en zorgen voor een actueel overzicht zonder tijdverlies door gegevensinvoer.
Hoe bereidt u een TOP 5-vergadering voor?
De voorbereiding van de leiding is noodzakelijk om de vergadering kort en efficiënt te houden. Hiervoor is visuele ondersteuning nodig. Het wordt aanbevolen om een bord of prikbord te gebruiken met eerder behandelde of toekomstige thema’s.
Het is noodzakelijk om de resultaten van eerdere en huidige indicatoren te hebben en deze op het bord bij te werken voor een visuele impact en een onmiddellijk begrip binnen de groep.
Indien nodig worden de vragen van de vorige dag geanalyseerd en kunnen de antwoorden op het bord worden toegevoegd.
Bovendien moeten alle belangrijke informatie, instructies en gegevens op het bord of prikbord worden vermeld.
Het is belangrijk om de voortgang van projecten en doelstellingen te kennen, behaalde of niet-behaalde doelen te benadrukken en deze te analyseren om de oorzaken te begrijpen.
De vergadering mag niet worden verstoord en moet beknopt, nauwkeurig en feitelijk zijn.
Om u beter voor te bereiden…
Daarnaast kan opleiding nuttig zijn om de leiding van TOP 5-vergaderingen goed te starten. Deelname aan vergaderingen van andere medewerkers kan eveneens dienen als voorbereiding.
Wij raden aan om u te laten begeleiden door een leidinggevende of een beschikbare collega om feedback en een beoordeling van het verloop van de vergadering te krijgen.
Na de TOP 5:
De tijdens de vergadering besproken punten worden daarna geanalyseerd en behandeld, bijvoorbeeld door het opstellen van een fiche of een voorstel voor een regel. Als tijdens de sessie een andere afdeling werd genoemd, moeten de onderwerpen met de betrokken personen en diensten worden behandeld met toepassing van lean-managementtechnieken.
De voortgang, blokkades of oplossingen van deze punten zullen tijdens de volgende TOP 5 opnieuw worden besproken. Het doel is deze leerzame dynamiek te behouden om elk doel te bereiken of de afstand ernaartoe te verkleinen.
De voordelen van TOP 5:
TOP-vergaderingen maken integraal deel uit van de dynamiek van continue verbetering en goede praktijken. Ze moeten wekelijks of dagelijks worden georganiseerd. Het leiden van deze uitwisselingen bevordert het luisteren naar de prestaties van het bedrijf en de medewerkers, evenals de toepassing van de besproken hulpmiddelen en technieken.
Het hoofddoel van deze uitwisselingen is het bevorderen van ontwikkeling, efficiëntie en bedrijfspraktijken. Daarnaast kunnen ze opleidingsbehoeften, noodzakelijke veranderingen in werkwijzen of de eliminatie van MUDA aan het licht brengen. Communicatie en luisteren zijn essentieel voor het goed functioneren van het bedrijf en het verkleinen van interne afstanden.
Tot slot
Deze vergaderingen maken het mogelijk om projecten en bedrijfsstrategieën te volgen en te realiseren. Ze vormen een uitstekend startpunt om de efficiëntie te verhogen en in te zetten op continue verbetering. Door situaties te bespreken, wordt een actieplan opgesteld en wordt de voortgang van elk project geanalyseerd om processen te optimaliseren.
